コンベンション／Convention
次代のヒューマンコミュニケーションの場を
演出いたします。
演出いたします。
学術会議、インセンティブコンファレンス、セールスコンファレンス、エグゼクティブコンファレンス、ワークショップ、展示会...。一口にコンベンションといってもその内容は様々。
一つのイベントのオペレーションノウハウが次のイベントにそのまま活かせるとは限りません。また、国際会議か国内参加者のみかによっても運営方法が異なってまいります。同様にユーザーのニーズが求められるメソッドもその都度変化し、柔軟性のある対応が必要となってまいります。
当社はコンベンション運営の真髄を知っています。それはユーザーのニーズを的確に捉え、運営に反映することです。これまでにまったく経験がない、何度か経験したが前回の反省から医局、研究室のスタッフを動員すると研究の妨げになる...。また、会議エージェントに依頼すると経費がかさむ等々。
こんな時はお気軽に（株）プロコムインターナショナル・コンベンション事業部にご相談ください。ユーザーのニーズに合った柔軟性のある対応でお応えします。
事前準備について
- 会場候補選定（会場データベースより目的にあった会場を推薦）
- 予算書作成、財務・経理事務（キャッシュフロー作成、出納管理等）
- 全体スケジュールの作成・管理（事前準備から事後処理までの綿密なスケジューリング）
- 募金活動の補助（募金趣意書作成、入金管理、依頼先へのフォロー、入金通知、礼状作成等）
- 印刷物の企画・作成（案内状、ポスター、演題募集、抄録、論文集等作成）
- 抄録受付対応&管理（演題受付対応、参加者管理ソフトによる論文情報データベースの管理・運営等）
- ホームページ作成（各種オンラインフォーム作成対応）
- 参加者情報の参加登録受付対応&管理
- 各種委員会への対応（委員会開催通知、委員会資料作成、議事録作成等）
当日運営について
- 会議当日運営スタッフの提供と管理（参加者受付、PCセンター運営、懇親会受付スタッフ提供及び管理）
- パーティケイタリングサービス、コーヒーサービスの設営・運営
- ネットワーク設営・運営
- 看板・表示板の作成、設営
- 諸機器レンタル（コンピュータプレゼン機器、ビデオ、移動用同時通訳機器等）
- 展示小間企画・作成・設営管理
- 旅行企画・運営（レディースツアー、施設見学、各種観光ツアーの企画、運営）
- 示説（ポスターセッション）の設営・運営管理
- 宿泊施設の手配・管理
学会本部・事務局の運営
- 会員原簿のデータベースによる維持管理、入退会や会員登録情報の更新
- 新入会、退会手続き等、登録データ管理、お問い合わせ対応、ラベル出力、会費管理
- 会費請求、会費督促、バックナンバー、データ書き出し、書類作成
- 学会誌の発送・各種案内発送業務
- 経理業務、出納業務［出納、帳簿記載、会計書類作成、予算書・決算書作成、請求書類作成、会計監査（監査資料作成・公認会計士手配・監査立会）］
- 役員会運営・管理（理事会、評議員会アレンジ、役員データ管理、委嘱業務、資料作成、議事録作成、会員総会アレンジ、委任状、式第）
- 各種委員会運営・管理
- 渉外業務［関係行政機関との折衝、関係申請書類作成・提出、補助金申請（ヒアリングを含む）］
事後処理
- テープ転書
- アンケート集計
- 清算、決算書作成
- 報告書作成
- 各種礼状作成、発送等
- Webキャスティング
【お問い合わせ先】
株式会社プロコムインターナショナル コンベンション事業部
TEL：03-5520-8821
FAX：03-5520-8820
E-mail：event-contact@procomu.jp