プライバシーポリシー／Privacy Policy

個人情報保護方針

株式会社プロコムインターナショナル（以下、「当社」という）では、個人情報の保護について以下のような考えのもと、
取り組みをすすめていくことをお知らせ致します。

１．個人情報保護の理念
  当社では、学会や各種イベントにおいて、主催団体の依頼に基づき、事務局運営業務の代行をおこなっております。個人情報保護に対する社会的なニーズの高まりや本人のプライバシー権の保護のため、学会・イベントの参加者、スポンサーの皆様の個人情報は、プライバシーマークの認定基準である、JIS Q 15001 に基づいて、安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動にかかわる全社員及び関係者に徹底していきます。また、社員（退職者、採用応募者も含む）、当社に登録した通訳・翻訳者及び取引先の個人情報も適切に取扱うことをお約束致します。

２．個人情報の適切な取得、利用、提供に関して
  当社では、事業の内容及び規模を考慮し、業務遂行に必要な範囲で個人情報の取得をおこないます。取得にあたっては、予め特定した利用目的をご本人に通知し、同意を得た上でおこないます。
個人情報の利用は、特定した利用目的の範囲内とし、利用目的を変更する際には、予めご本人に通知し、同意を得た上でおこないます。
お預かりした個人情報は、法令に基づき適正に提供を要求された場合、および利用目的を遂行するために業務を委託する場合を除き、ご本人の同意なく、第三者に提供することはございません。
目的外の利用や提供を防止するため、個人情報の利用及び提供は、個人情報保護に関する内部の統括責任者（個人情報保護管理者）が、その適正性を確認した上でおこなっています。また、自主点検、内部監査等の活動を通じた内部の統制活動も強化しております。

３．個人情報保護のための安全管理策
 
（1） 個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する予防措置
当社では、個人情報の漏洩、滅失、毀損等を防止するための厳重なセキュリティー対策を実施しております。また、これらを徹底するため、従業員への教育・監督をおこなっています。
個人情報取り扱い業務を社外に委託する場合は、委託先の選定や監督を厳重におこなっております。
   
（2）

個人情報の漏えい、滅失、毀損等に対する是正措置
万が一、個人情報の漏えい、滅失、毀損等が発生した場合は、被害拡大防止を最優先とし、速やかに是正措置を講じるとともに、原因究明をおこない、再発防止に努めます。また、事故に関する情報について、必要な範囲で関係者、関係機関に報告します。

４．法令、国が定める指針、その他の規範の遵守
  当社はあらゆる事業活動において個人情報を利用する特性上、個人情報に関する法律および関係法令、主務官庁のガイドライン、所属団体などのルール等、ならびにその精神を遵守することの重要性を認識し、従います。

５．個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
  当社は個人情報の保護に関するマネジメントシステムを役員および従業員に周知徹底します。また、これを実行し、維持するとともに定期的に見直しをし、継続的改善に努めます。

６．個人情報に関する苦情、相談への対応、および個人情報保護方針に対するお問合せ
  当社に対して、個人情報の取り扱いに関する苦情の申し立て、相談をおこなう場合は、下記の窓口よりお願いします。
また、個人情報保護方針に対するお問合せも下記窓口でお受けいたします。

 
［個人情報保護窓口］
電話番号：03-5520-8821
メール：privacy@procom-i.co.jp
受付時間：10:00～17:00（土曜・日曜・祝日・年末年始は除く）


株式会社プロコムインターナショナル
代表取締役社長　石田　一宏
制定日　2007年7月1日
最終改定日　2019年12月1日


個人情報に関する公表事項

１．個人情報の利用目的の公表に関する事項
  株式会社プロコムインターナショナル（以下、「当社」という）が保有する個人情報の利用目的は、下表の通りです。（※）が付された個人情報については、保有個人データとして、当社に対して利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、及び第三者提供に関する記録(以下「第三者提供記録」という)の開示のご請求をおこなうことができます。
個人情報の種類 利用目的

学会、イベントの参加者の個人情報

学会、イベントへの参加申し込みの受付、当日の出欠確認、参加費用の徴収、資料配布、その他各種連絡を、主催団体の委託に基づいて遂行するため。

学会、イベントのスポンサーの個人情報

学会、イベントへの寄付、協力、協賛等の依頼及び依頼に基づく申し込みの受付を、主催団体の委託に基づいて遂行するため。

学会、イベントの主催団体の個人情報※

学会、イベントの運営に必要な各種事務連絡及び当社のサービスに関する連絡のため。

通訳、翻訳者の個人情報※

学会、イベントにおける通訳の依頼及び論文等の翻訳の依頼のため。

応募者情報※

弊社が必要とする人材の採用判断のため。

在職者情報※

人事管理業務及び業務の連絡のため。

退職者情報※

法定で定める退職者の人事管理業務及び懇親等の必要に応じた連絡のため。

お取引先情報※

クライアント企業や協力会社のご担当者との業務連絡のため。
お問合せ情報※ お問合せに対して対応するため。

２．保有個人データに関する周知事項
  当社は、保有個人データ（前項参照）の取扱いにあたり、前項に加え下記の事項を公開いたします。
（1） 当社の名称、住所及び代表者の氏名
株式会社プロコムインターナショナル
（住所:東京都江東区有明3-6-11　TFTビル東館9階）
代表者:石田 一宏
   
（2） 個人情報保護管理者
石田 一宏（連絡先：03-5520-8821）
   
（3）

すべての保有個人データの利用目的

「１．個人情報の種類及びその利用目的の公表に関する事項」参照
   
（4） 保有個人データの取扱いに関するお問い合わせ・苦情等の申し出先
申し出先の名称：個人情報保護窓口
住所：東京都江東区有明3-6-11　TFTビル東館9階
電話：03-5520-8821
電子メール：privacy@procom-i.co.jp
   
（5）

当社が属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル内
電話：03-5860-7565/0120-700-779
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
   
（6） 開示等の請求方法
「３．保有個人データ・第三者提供記録の開示等のご請求に応じる手続き」参照
   
（7） 保有個人データの安全管理のために講じた措置

①基本方針の策定

当社では、個人情報保護法および JIS Q 15001 に基づき、個人データの適正な管理を実施することを目的に、個人情報保護方針を策定しております。


②個人データの取扱いに係る規律の整備

個人データの取扱方法や、責任者及びその任務等について、個人情報保護方針に基づく内部規程を策定しております。


③組織的安全管理措置

個人情報保護マネジメントシステムにおいて、個人データを取り扱う従業者及び取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しております。
また、内部監査等により、規程類の遵守状況の実態を適宜確認し、違反事項が発見された場合は、是正措置を講じます。


④人的安全管理措置

従業員等に個人情報保護に関する教育を実施し、法や社内規定等の周知徹底を図っています。また個人データの秘密保持に関する誓約書を従業員等より取得しております。


⑤物理的安全管理措置

事業所内の入退室管理を実施し、権限を有しない者による出入りを防止する措置を実施しています。
また、個人データを移送する際には、盗難または紛失等を防止する措置を講じております。


⑥技術的安全管理措置

個人情報データベース等にアクセスできる人員を制御するとともに、情報システムを外部からの不正アクセス、マルウェア等から保護する仕組みを導入しています。

３．保有個人データ・第三者提供記録の開示等のご請求に応じる手続き
 

当社は保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止、第三者提供記録の開示のご請求、及び個人情報に関する苦情・ご相談については、個人情報保護窓口（privacy@procom-i.co.jp Tel: 03-5520-8821 [受付時間：平日 10：00～17:00])にて承ります。ただし、請求頂いた保有個人データ等につき、法令等の規定により開示等できない場合や当社の個人情報保管期間を過ぎた場合については、お客様の保有個人データ等の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去、又は第三者への提供停止に応じることができませんのでご了承下さい。
保有個人データ等の開示等をご請求される皆さまは、個人情報保護窓口までご連絡ください。当社より「個人情報お問合せ申請書」をお送りいたしますので、必要事項をご記入の上、個人情報保護窓口までご返送下さい。ご来社いただいての開示のご請求にはお応えできませんのでご了承ください。


【お送りいただくもの】
 （1） 「個人情報お問合せ申請書」
所定の用紙に以下の事項の記入してください。
ⅰ) ご本人様の住所・氏名・電話番号とご捺印
ⅱ) 請求日
ⅲ) 開示等をお求めになる個人情報を特定するための情報
   
 （2） ご本人様、代理人の方であることを示す証明書

＜ご本人様の場合＞
  • 運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードのいずれか１つの写し

＜代理人の方の場合＞
  • 代理人である事を示す委任状
  • 委任状に押印された代理人本人の印鑑証明書
  • 代理人の本人確認書類（運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、在留カードのいずれか1つ）の写し
   
 （3） 手数料：1,000円（利用目的の通知または開示の場合のみ、郵便定額小為替）

［お送り先］
〒135-8071　東京都江東区有明3-6-11　TFTビル東館9階
株式会社プロコムインターナショナル　個人情報保護窓口

※ 代理人請求ができる方は下記の方に限らせていただきます。
  • 未成年者または成年被後見人の法定代理人
  • 開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人

当社では、上記の請求を受領した場合は、必要な調査を実施した上で、２週間以内に書面にて回答致します。
なお、開示のご請求の場合、当該保有個人データの開示は、電子ファイルの送付等、お客様のご指定の方法で対応いたします。
郵送で回答する場合、なりすましによる個人情報の漏えいを防止する目的で、本人限定受取郵便を用いますので、ご了承ください。


   

４．外国にある第三者への提供について

学会運営受託業務において、講演等の記録映像を配信する際に動画配信サービスとして米国法人である Vimeo のサービスを利用する場合があります。 その場合、講演者等の映像・音声データは米国のVimeoのサーバーに保存されます。当社は、これらの配信に際しては、利用目的を明示し、必要に応じて本人の同意を得た上で実施します。


なお、米国の個人情報保護制度については以下から確認できます。
https://www.ppc.go.jp/enforcement/infoprovision/laws/


以上